How not to f**k up your Präsenz Workshop

Seit ein paar Monaten merke ich eine Veränderung, bei mir und bei meinen Kund:innen: Sich persönlich vor Ort zu treffen, ist schon mega cool. 🤩

Versteht mich mich nicht falsch, niemand möchte die Möglichkeit missen, weiterhin bestimmte Workshops oder Meetings online durchzuführen. Wir haben alle die Erfahrung gemacht: 

Das funktioniert. 

Es kommen super Ergebnisse dabei raus. 

Auch online kann eine tolle Atmosphäre entstehen. 

....und trotzdem.

Es gibt gute Gründe, bestimmte Workshops oder Trainings persönlich vor Ort zu machen. Dort ist eine andere Energie spürbar. Diese Gespräche dazwischen...da steckt viel magic drin. ✨

Gleichzeitig sind Termine vor Ort keine Selbstverständlichkeit mehr, vor allem nicht für größere Organisationen mit verteilten Teams. Da haben viele die Einstellung: "Wenn ich schon extra irgendwohin anreisen soll, dann muss es sich auch lohnen!". Und sie haben recht.

Es gibt zig Möglichkeiten, einen Präsenz Workshop zu vermasseln. In diesem Artikel möchte ich ein paar einfache Tipps teilen, um eine echt coole Veranstaltung zu organisieren. Im besten Fall so cool, dass die Teilnehmer:innen das nächste Mal unbedingt wieder dabei sein wollen.

Gute Planung ist das halbe Geschäft

Schon in der Vorbereitung setzt ihr den Ton für den eigentlichen Workshop. Deshalb lohnt es sich, hier genauer hinzuschauen. Nehmen wir als Beispiel einen 2-tägigen Ziele Planning Workshop vor Ort mit fünf Teams.

Tipp #1: Plant als Team, so dass sich inhaltliche und organisatorische Kompetenz ergänzen

In diese Falle ist schnell getappt. Entweder wird das "Backoffice Management" oder die Assistenz damit beauftragt, den Workshop zu organisieren, die Agenda zu stellen, alle einzuladen etc. Höchstwahrscheinlich wird diese Person wenig auf der inhaltlichen Ebene beisteuern können, was auch nicht ihrer Rolle entspricht. D.h. die Agenda und die Kommunikation mit den Teammitgliedern wird eher vage bleiben. Andersherum wird z.B. ein Agile Coach, der den Workshop methodisch begleitet, mit der Organisation drumherum überfordert sein. 

Formt deshalb ein Team, das sowohl den fachlichen als auch den organisatorischen Aspekt abdeckt.

Tipp #2: Klärt das konkrete Ziel des Workshops ab

Vermeidet dabei vage Aussagen, wie z.B. "Team Bonding" Formuliert klar, welche Ergebnisse konkret erwartet werden, z.B. "Erarbeitung einer outcome-orientierten Roadmap für Projekt X" oder "Definition von OKRs in der Business Unit X".

Macht einen Reality- und Fokus-Check für euren gewünschten Outcome. An zwei Tagen wird es nicht möglich sein, eine Unternehmensvision zu definieren, die übergeordnete Strategie festzulegen, Jahres- und Quartalsziele zu definieren, die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend sicherzustellen, die Schnittstellen zu synchronisieren, den Teamspirit zu verbessern und eine klare To-Do Liste für die nächsten vier Wochen im PM-Tool zu haben. Denn es ist ja so: 💩 in, 💩 out.

Tipp #3: Fangt früh an, zu planen 🗓️

Vor allem für Workshops, Trainings etc., die mehrere Tage dauern, wie in unserem Beispiel hier. Fangt am besten ca. 3 Monate vorher mit der konkreten Planung an. Was ist zu tun?

Bestätigt das Datum mit Key Stakeholdern und sendet Einladungen mit Terminblockern

Und stellt sicher, dass diese Blocker mit dem Ziel des Workshops auch fix in den Kalendern der Eingeladenen sind.

Kommuniziert Details zur Anreise

Sind nicht alle Teammitglieder und Stakeholder vor Ort, klärt ab, wie die An-/Abreise und Übernachtung vonstatten geht. Wird das alles zentral gebucht? Bucht jede:r für sich? Wie ist das Budget hierfür? Und bis wann soll alles gebucht sein? 

Klärt ab, ob es Einschränkungen bzgl. Ernährung und Mobilität gibt

Dazu zählen neben der Ernährungsweise (z.B. vegan) auch Allergien oder Unverträglichkeiten. Zu Einschränkungen zählt neben der Mobilität auch, ob jemand hör- oder sehbeeinträchtigt ist. 

Bucht die Location according to your needs

Achtet dabei darauf, dass die Räumlichkeiten dem Zweck des Workshops dienen und eventuelle Einschränkungen auffangen können. In unserem Beispiel haben wir fünf Teams, d.h. wir brauchen neben einem größeren Raum auch fünf kleine Breakout-Räume, so dass alle ungestört arbeiten können. Klärt zudem ab, ob das Wifi tatsächlich so "high-speed" ist, wie sie es versprechen. Bestätigt auch, dass in jedem Raum Flipcharts, Metaplanwände, Leinwand/Projektor oder Bildschirme sind. 

Klärt ab, ob die Location das Catering bereitstellen oder ob ihr es separat bei einem Dienstleister buchen müsst.

Kümmert euch selbst um das benötigte "mobile" Equipment

Verlasst euch nicht darauf, dass die Location schon alles haben wird, was ihr braucht. Oftmals wird angepriesen, dass Moderationskoffer in allen Räumen vorhanden sind, die taugen aber oftmals nix, sorry. Da fehlt dann schon die Hälfte, die Stifte schreiben nicht mehr etc.

Wahrscheinlich werdet ihr das hier brauchen: Flipchartpapier oder Magic Whiteboard, Stifte für Teammitglieder, Flipchartmarker, Sticky Notes, Voting Dots, Klebeband, Adapter, Timer. Das alles bringe ich als Facilitator inzwischen IMMER selbst zu einem Workshop mit.

Bucht eure Moderator:innen

Entweder habt ihr inhouse Workshop Moderator:innen oder ihr beauftragt externe oder beides. In jedem Fall: Bucht sie fix für die Termine und brieft sie ordentlich. 

Die Agenda: Eine Balance aus Struktur und Flexibilität

Die Gefahr ist groß, zu viel in die Agenda zu packen. Na, wenn schon mal alle da sind, dann wollen wir auch möglichst viel aus den - und unserem Beispiel zwei - Tagen herausholen! Don't. 

Tipp #4: Folgt der 50/30/20 Regel

Das ist eine grobe Hausnummer und hilft euch dabei, die Agenda so zu gestalten, dass die Leute bei der Stange bleiben: 

• 50% fokussierte Arbeit, hin zum gewünschten Outcome des Workshops
  
• 30% Socializing, z.B. Mittag- und Abendessen, gemeinsame Aktivität am Abend
  
• 20% unverplante Zeit, so dass eure Leute sich auch mal zurückziehen können, um z.B. Emails oder Anrufe zu beantworten, sich bei der Familie zu melden oder einfach zu chillen
  

Tipp #5: Co-kreiert die Agenda mit euren Moderator:innen 🤝

Eure Facilitators, egal ob intern oder extern, haben die Kompetenz im Strukturieren von Workshops. Holt sie gleich von Beginn an mit ins Boot. Sie werden euch auch ungeschönt sagen, wenn ihr zu viel in die Agenda packen wollt oder euer Ziel nicht klar ist (siehe Tipp #2). 

Nehmt die Agenda als Fahrplan für die zwei Tage, mit dem Wissen, dass sich Dinge spontan ändern können. Ihr als Orga-Team sowie eure Moderator:innen müssen in der Lage sein, entsprechend flexibel zu reagieren.

Tipp #6: Holt die Teammitglieder vor dem Workshop inhaltlich ab

Sendet ihnen die wichtigsten Infos und die grobe Agenda so früh wie möglich zu. Holt die Teams auch zu den Themen ab, die wichtig für den Workshop sind. In unserem Beispiel geht es um eine Ziele Planning, dann ist wichtig zu wissen, wovon sich diese Ziele ableiten. Weshalb sind genau diese Themen genau jetzt wichtig? Weshalb sollen genau diese Teams daran arbeiten? etc. etc.

Kommuniziert auch, wer was wie vorbereiten soll, z.B. Begrüßung und kurzes inhaltliches Briefing durch die Geschäftsführung.

Während des Workshops: Keep communicating!

An den Tagen, an denen der Workshop stattfindet, gibt es noch genug zu tun.

Tipp #7: Die Räumlichkeiten sind ready

Stellt sicher, dass ihr am Tag des Workshops alles vorfindet, was ihr braucht. Und zwar in den jeweiligen Räumen! Fangt nicht an, noch nach Flipcharts zu suchen und Metaplanwände hin- und her zu rollen, wenn eure Leute bereits da sind. 

Tipp #8: Orga- und Facilitator Team treffen sich min. 30 Minuten früher und bleiben länger

So könnt ihr noch einmal das Briefing und die Agenda für den Tag durchgehen, letzte Fragen klären und eventuelle Änderungen kommunizieren. Außerdem ist es super, sich so auf den Tag einzuschwören und für gute Vibes zu sorgen.

Am Ende des Tages bleibt das Team noch für einen kurzen Debrief.

Tipp #9: Holt die Teammitglieder und andere Stakeholder organisatorisch ab

Legt die Agenda gut sichtbar für alle aus. Visualisiert klar an mehreren Stellen, wer in welchem Team ist und in welchem Raum dieses Team arbeiten wird. Zeigt den Leuten, wo die Toiletten sind, wo es Mittagessen und Kaffeepausen geben wird. Gebt ihnen das Wifi Passwort before anything else. 

Follow-up nach dem Workshop

Yeah, der Workshop ist rum und alle sind happy. Mega! Doch ohne klare follow-ups ist die Gefahr groß, dass die erarbeiteten Ergebnisse versanden.

Tipp #10: Verschickt die aufbereiteten Ergebnisse innerhalb von 48 Stunden

Und macht klar, wie nun mit diesen Ergebnissen weitergearbeitet wird. Stellt sicher, dass spätestens 14 Tage nach dem Workshop die ersten Check-Ins zur Weiterarbeit stattfinden.

Tipp #11: Holt euch Feedback 💬

Sendet am besten noch zum Ende des Workshops eine Umfrage, in der die Teilnehmenden anonym Feedback zur Gestaltung und Orga des Workshops geben können. 

Wenn ihr diese groben Tipps befolgt, sollte sich die Wahrscheinlichkeit stark erhöhen, dass euer Präsenz Workshop ein voller Erfolg wird. Natürlich kann am Ende immer noch viel schiefgehen, mit einer professionellen Vorbereitung seid ihr dann aber sicherlich gut gewappnet, angemessen darauf zu reagieren. Ebenso könnt ihr euch natürlich noch gestalterisch großartig austoben und euren Präsenz Workshop oder Training zu einem richtig coolen Event machen, z.B. durch Musik, Dekoration, in der Vorab-Kommunikation schonmal alle richtig heiß drauf machen usw. Das ist das Sahnehäubchen. Dafür müssen die Basics allerdings solide stehen. Viel Spaß!